Программный комплекс электронного документооборота библиотеки ННО «Келажак овози»
28 Июня 2011
Развитие компьютерных технологий накладывает свой отпечаток на организацию производственного процесса. На данный момент для успешного конкурирования в области предоставляемых товаров и услуг практически каждому предприятию необходимо оперативное реагирование на изменения рынка. Это утверждение касается не только предприятий, производящих какие-либо товары, но и предприятий, предоставляющих услуги, в том числе и некоммерческие негосударственные организации, такие как ЦМИ «Келажак овози».
Сбор, обработка, хранение и оперативное предоставление информации в той или иной форме являются одним из важнейших задач многих подразделений ННО «Келажак овози» – отдела кадров, планово-экономического управления, координаторов, лидеров направлений и многих других. Зачастую результаты работы одного подразделения ННО являются исходными данными при работе другого подразделения. В итоге собранная и обработанная подразделениями информация используется в организационно распорядительной деятельности, то есть для принятия решений. Можно с полной уверенностью утверждать, что информация играет важнейшую роль в работе ННО «Келажак овози».
Следует отметить, что основным способом передачи данных в ННО «Келажак овози» являются документы в бумажном виде: приказы, отчеты, служебные записки, распоряжения, поручения. Нельзя сказать, что этот способ достаточно удобен, а уж о его эффективности и оперативности говорить вообще не приходится. Во-первых документ может испортиться или потеряться; во-вторых использование и перенос информации с него в компьютер не удобен и вызывает дополнительные временные затраты; в-третьих такие документы, если они не заверены печатью и/или подписью, легко подменить. Также к минусам можно отнести необходимость полностью менять документ в случае даже небольших его изменений. Современные принципы обмена документами требуют большой оперативности предоставления информации, ввиду чего использование бумажных носителей уже не является столь эффективным, как ранее. Поэтому назрела необходимость модификации процесса обмена документами посредством использования компьютерных технологий.
Существенные изменения в жизнедеятельности современного общества прочно связаны с широкомасштабным применением новых информационных технологий. Возрастает роль средств информатики и коммуникаций. Распространение информационных технологий во все сферы образования существенно видоизменило многие его привычные понятия – появляется и постоянно совершенствуется дистанционная форма обучения, постепенно получают распространение электронные учебные издания, формируются электронные библиотеки.
Электронная библиотека – это распределенная информационная система, в которой все информационные ресурсы содержатся в машиночитаемой форме, а все функции комплектования, хранения, обеспечения сохранности, выдачи и доступа обеспечиваются за счет использования цифровых технологий.
Приведем лишь ряд причин, раскрывающих необходимость наличия электронной библиотеки в ННО «Келажак Овози»:
- развитие систем обмена электронными копиями документов, хранящимися в фондах библиотек, что особо актуально при малом их финансировании;
- возможность хранения разнообразных коллекций электронных документов: текста, графики, аудио, видео и др.;
- сохранение редких и малотиражных экземпляров печатной продукции;
- необходимость расширения ассортимента предоставляемых услуг библиотекой, например новой формой обслуживания является электронная доставка документов, которая может быть широко использована в работе ННО «Келажак Овози»;
- использование литературы для развития кругозора молодежи.
В целом информационно-библиотечная деятельность – это отрасль информационной, образовательной и культурно-просветительской деятельности, включающая создание и развитие информационно-библиотечной сети республики. Формирование и обработку информационно-библиотечных фондов, организацию информационно-библиотечного, информационно-библиографического обслуживания пользователей, подготовку кадров, научное и методическое обеспечение развития информационно-библиотечных, информационно-ресурсных центров и библиотек;
Основными принципами информационно-библиотечной деятельности:
- свободный доступ к информации, хранящейся в информационно-библиотечных учреждениях;
- удовлетворение интеллектуальных потребностей пользователей, а также создание необходимых условий для широкого информационного обеспечения населения.
Разработанная система играет важную роль в создании информационно-библиотечной инфраструктуры на базе информационного-ресурсного центра ННО «Келажак овози» и позволит существенные выгоды для поиска и использования информационных ресурсов:
• Предоставление открытого онлайн-доступа к сводному электронному каталогу для пользователей библиотеки ННО «Келажак овози»
• Повысится эффективность взаимодействия и кооперации между ИРЦ и ИБЦ городского и областного регионов
• Предоставление возможности оперативного доступа и библиографического поиска
• Возможность эффективного обмена информационными фондами и ресурсами и т.д.
В результате внедрения проекта повысится эффективность использования временных, трудовых, материальных ресурсов ННО «Келажак Овози». Одной из задач проекта является создание электронной библиотеки совместно с документооборотом. Это позволяет не только сократить затрату ресурсов, но и улучшить санитарно-гигиенические условия (уменьшение количества пыли, обычно появляющейся в местах хранения документов), но и обеспечить наиболее безопасные условия труда (уменьшение вероятности возникновения пожара).
Проект станет основой для расширения информационно-библиотечной сети, путем включения в некоммерческие негосударственные организации, такие как ЦМИ «Келажак овози».
Евгения Ли, Маргарита Нам, бакалавры ТУИТ
